人力资源团队经常需要向特定员工群体发放电子名片。销售团队需要，招聘人员需要，领导层也需要。但许多其他员工并不需要。
挑战很简单如何在不手动设计每张名片或不允许创建未经授权的版本的情况下，为选定的员工创建电子名片？
QRCodeChimp 我们已经支持个人和批量创建电子名片。但许多企业希望流程更加可控，员工通过表单提交个人信息，人力资源部门审核通过后才能生成名片。
这正是全新审批式电子名片工作流程所带来的优势。以下将详细介绍此次更新的工作原理，以及它如何帮助人力资源团队更高效、更有效地大规模创建名片。
挑战：员工需要卡片，人力资源部门需要监管
让我们来看看人力资源团队在大规模创建员工电子名片时可能会遇到的一些问题。
数字卡没有简化的申请和审批流程。
许多企业希望仅为特定员工提供电子名片。但如果没有合适的申请系统，人力资源部门最终只能手动制作名片或管理分散的电子表格。人力资源团队需要一种简便的方式让员工提交个人信息，以及一套结构化的审批流程，以便在制作名片前完成申请。
领域、设计和品牌方面的不一致
如果员工自行创建电子名片，他们可能会使用不同的布局、颜色或结构。这会导致品牌版本冲突，给客户、合作伙伴以及所有与团队互动的人员带来困惑。
跟踪所有电子卡
随着组织规模的扩大，追踪每位员工的卡片变得越来越困难。人工监控容易出现遗漏错误、重复卡片和信息过时等问题，这些都会对公司形象造成负面影响。
如果能简化创建请求的审批流程就好了，对吧？
请继续阅读，因为这次更新正是让你做到这一点。🤩
解决方案： QRCodeChimp基于审批的数字名片工作流程
QRCodeChimp 允许您为电子名片创建基于审批的工作流程。
首先，创建一个批量处理文件作为主模板，然后从中生成表单。员工通过此表单提交个人信息，您可以选择立即创建员工卡，还是在人力资源部门批准后才创建。
这样一来，员工就可以通过简单的方式申请卡片，同时人力资源部门也能完全掌控申请流程。
让我们来看看这项新功能的主要亮点：
- 员工通过表格提交个人信息。
- 人力资源部门可以在卡片创建之前批准或拒绝申请。
- 保持所有卡片上的字段一致。
- 所有创建的卡片都有序地保存在一个批量二维码中。
- 整个系统易于扩展，即使是大型团队也能轻松应对。
它如何使人力资源部门受益并降低其运营成本？
这种工作流程显著减少了人力资源部门的人工工作量，同时保持了整个流程的结构化和可控性。员工无需再追踪哪些人需要电子名片并手动创建，只需在需要名片时通过简单的表格提交个人信息即可。
人力资源部门无需再维护名单、跟进邮件或管理零散的请求。如果启用审批流程，人力资源部门只需审核提交内容并批准即可。审批通过后，系统会使用预定义模板自动生成电子名片并分享给员工。
这种方法既能确保所有卡片的一致性和合规性，又能允许员工按需生成卡片。人力资源部门可以进行全面监管，而无需进行微观管理，因此即使团队规模扩大或角色频繁变动，该系统也能轻松扩展。
通过将卡片创建工作交给员工，并将人力资源部门的角色限制在简单的审批上，这种工作流程可以显著减少人力资源部门的工作量和持续的行政开销。
逐步指南：如何设置基于审批的电子名片创建工作流程
设置基于审批的电子名片制作工作流程比您想象的要容易。只需按照以下简单步骤即可开始。
第一步：创建您的电子名片结构
在这一步中，您将创建一个电子名片结构，所有员工创建的电子名片都将遵循该结构。您可以将其视为一个主模板。
1.1 去 数码名片 解决方案并支持批量上传。
1.2 在“内容”选项卡上，您可以根据自己的需求和设计偏好，通过添加、删除或重新排列字段来创建和管理您的电子名片的结构。
1.3 保存批量二维码。
步骤 2：创建包含电子名片字段的表单
保存完大宗商品后，请前往 表单二维码解决方案 并按照以下步骤操作。
2.1 选择表单的页面代码（URL）和设计。
2.2 添加表单字段。请确保这些字段与您添加到电子名片结构中的字段一致。
2.3 启用“表单提交时启用创建着陆页”选项。
2.4 将着陆页类型设置为“电子名片”，选择您在上一步中保存的批量名片。
2.5 点击“打开字段映射窗口”，将表单字段映射到电子名片的字段。
2.6 选择是在表单提交后立即创建电子名片，还是在您手动批准后创建。
2.7 保存表单二维码并将链接分享给您的员工。
注意：如果您想更新电子名片的设计、字段或结构，请先更新名片模板。然后更新表单，添加新字段并正确映射。保存更改后，这些更改将应用于通过该表单创建的所有现有和未来电子名片。
步骤 3：批准电子名片制作
3.1 在“选择何时创建着陆页”部分，选择“在手动批准提交的表单回复之后”。
3.2 转到“表单回复”“ 并使用“表单名称”识别正确的表单。“ 您在创建过程中输入的内容。点击“查看回复”即可查看所有提交内容。 批准 or 拒绝 根据需要使用。
3.3 要接收有人提交表单时的电子邮件通知，请启用“发送审批请求的电子邮件通知”选项，并添加您要接收电子邮件的电子邮件地址。
一旦您批准了申请，电子名片将通过电子邮件发送给相应的名片持有人。每张新创建的名片记录都会添加到批量记录表中，方便您在一个地方管理所有信息。
通过这种工作流程，人力资源部门无需主动管理电子名片的制作。员工仅在需要时申请电子名片，人力资源部门只需审批即可。这省去了人工跟踪，减少了后续的行政工作。
注意：如果不需要人力资源部门审批，您可以禁用“提交表单回复后需人工审批”选项。只需将表单分享给员工，他们即可提交生成电子名片，无需任何人力资源部门的干预。
审批式电子名片对人力资源经理的好处
审批式工作流程既能为人力资源团队提供所需的结构，又能确保员工操作简便。以下是其主要优势。
✅ 根据申请和审批创建卡片（只需极少的人力资源投入）
员工可以通过简单的表格提交个人信息，人力资源部门可以审核每份申请，审核通过后才会生成电子名片。这样可以确保只有合适的员工才能收到名片，无需人工追踪，避免信息分散。
人力资源部门不再需要追踪哪些员工需要办卡，也不需要手动创建卡。员工发起申请，人力资源部门只需审批即可，从而减轻了日常工作量。
🎨 保持设计、结构和卡片字段的一致性
每张卡片都采用相同的布局和品牌风格。人力资源部只需设置一次模板，所有员工卡片即可始终符合公司标准。
⚠️ 监督卡片创建过程，降低滥用风险
人力资源部会在创建卡片之前审核每份提交的信息，以防止发布未经授权或不正确的信息。
💻 在一个地方管理所有创建的电子名片
所有卡片都关联到同一个批量批次。人力资源部门可以通过一个电子表格查看、筛选和管理这些卡片，无需翻阅分散的电子邮件或文件。
💼 加快新员工入职速度
新员工填写表格后，人力资源部会迅速审批他们的员工卡。无需人工设计，没有延误，也没有不一致之处。
包起来
基于审批的工作流程通过消除手动创建卡片、跟进和跟踪，减轻了人力资源部门的工作量。员工通过简单的表单申请卡片，人力资源部门审核并批准申请，同时保持完全的控制权。
此次更新为人力资源团队提供了一个更简洁、更可靠的系统，用于大规模创建和管理员工卡。它能防止滥用、减少错误，并确保每张卡片都体现公司的身份信息。
常见问题
人力资源部门能否控制哪些员工可以申请电子名片？
是的。人力资源部门通过仅与特定团队、部门或内部渠道共享表单来控制访问权限。即使表单被广泛共享，也只有在人力资源部门批准提交（启用审批功能后）后才会创建电子名片，从而确保只有授权员工才能收到名片。
如果员工提交了不正确或不完整的信息会发生什么？
人力资源部门可以在“表单回复”部分审核提交内容，如有需要更正，可予以拒绝。卡片只有在申请获得批准后才会创建，从而防止发布不准确或不合规的卡片。
这种工作流程如何防止员工创建未经授权的卡片设计？
员工无需自行设计名片，只需通过预设表单提交信息即可。最终生成的电子名片完全基于人力资源部门预先设定的模板，从而避免了出现与品牌不符的布局、颜色或字段。
人力资源部门可以在哪里追踪所有已批准和已拒绝的信用卡申请？
所有提交内容和创建的卡片都会在批量二维码记录表和表单回复仪表板中进行跟踪。人力资源部门可以集中查看审批状态、筛选条目并管理所有员工卡片。
所有电子名片申请都必须经过人力资源部门审批吗？
不。人力资源部门可以选择在表单提交后立即创建卡片，还是仅在手动审批后才创建。这种灵活性允许团队为敏感角色启用审批流程，同时在需要时允许为受信任群体即时创建卡片。
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